Warenwirtschaftssysteme Einführung
Warenwirtschaftssysteme, kurz WaWi genannt, bieten verschiedene Funktionen wie Auftragserfassung, Angebotserstellung, Lieferscheine erstellen und Rechnungen schreiben. Für jeden dieser Bereiche gibt es noch verschiedene Ergänzungsmodule. So kann man mit dem erfassten Auftrag ein Produktionsablaufplan, eine Stückliste oder auch eine Packliste ausdrucken – je nach Bedarf kann anhand der Ausdrucke der Auftrag problemlos bis zur Fertigstellung abgearbeitet werden. Besonderheiten von Artikeln oder spezielle Wünsche von Kunden können hinterlegt werden und so die Effektivität und Kundenbindung erhöht werden. Systematisch können Daten gespeichert werden, die bei Aufruf des Kunden und bei Auftragseingabe automatisch mit erscheinen.
Produktion
Der Produktionsablaufplan ist die Zusammenstellung der nötigen Arbeitsschritte vom Rohteil bis hin zum verkaufsfertigen Produkt. Die Arbeitsvorgänge werden genau der Reihe nach beschrieben zusammen mit den jeweils benötigten Materialien, Zeitvorgaben und zu beachtenden Besonderheiten. Für die Arbeitsplanung ist der Liefertermin wichtig, damit die Aufträge rechtzeitig die Produktion durchlaufen können. Bei Entnahme von Zusatzteilen aus dem Lager werden diese ausgebucht. Bei Bedarf wird angezeigt, wann der nächste Bestellvorgang ausgelöst werden muss. Eine Packliste ist erforderlich, wenn der Auftrag mehrere verschiedene Teile umfasst. Mit Angabe des Lagerplatzes kann dann der Auftrag kommissioniert werden und zum Verpacken und Versand bereitgestellt werden.
Einkauf
Die Einkaufsabteilung erhält von der WaWi Bestellvorschläge, die nach Prüfung durch die Software ausgelöst werden können. Eine Bedarfsanalyse ist hierbei hilfreich, damit die benötigten Mengen bestellt werden. Durch die Auftragserfassung werden die benötigten Mengen reserviert, vorausschauend kann somit der Bedarf geprüft und berechnet werden. Ein Modul der WaWi ist die Lagerverwaltungssoftware. Hierüber können die aktuellen Bestände geführt und verwaltet werden. Zu- und Abgänge werden gebucht sowie Reservierungen bei Auftragseingang ausgelöst. Die wichtigsten Lagerkennzahlen sind Höchstbestand, Meldebestand und Mindestbestand. Die Software meldet automatisch, wenn der Bestand eines Artikels zu Neige geht. Die rechtzeitige Beschaffung ist gewährleistet. Zeitnah kann über das System oder manuell die nötige Bestellung ausgelöst werden.
Warenwirtschaft Einführung: Marvin Siefke/ pixelio.de
Viele Warenwirtschaftssysteme bieten unterschiedliche Module an, so kann man die optimale Software für den eigenen Bedarf zusammenstellen. Über Datenaustausch sind Verbindungen zur Buchhaltung für die Verbuchung der Ausgangsrechnungen, Produktionsplanung und Bedarfsplanung möglich. Kostenplanung, Kalkulationsprogramme sowie Kostenauswertungsmodule sind für die Wirtschaftlichkeitsanalyse notwendig. Je mehr Verknüpfungen zu nötigen Teilbereichen bestehen, umso korrekter, zeitsparender und fehlerfreier ist der Ablauf. Einige Softwarehersteller bieten Komplettlösungen an. In der Entscheidungsphase ist grundsätzlich zu prüfen, welche Module benötigt werden, was von der Software erwartet wird und wie benutzerfreundlich das Programm ist. Ein weiterer wichtiger Punkt für die Entscheidung ist die Marktpräsenz sowie die Serviceleistungen des Herstellers. Eine Software, die schon in verschiedenen Betrieben im Einsatz ist und mehrere Jahre am Markt erprobt wurde ist nicht so störanfällig und fehlerbehaftet wie ein neu eingeführtes Produkt. Ebenso ist die Kompatibilität zu den bereits vorhandenen Softwarelösungen zu beachten.