Modulare Einführung eines Open Source ERP-Systems unter Berücksichtigung von eCl@ss und BMEcat

Wolfram Ungermann Systemkälte GmbH & Co. KG
Ort: Wetter
Bundesland: Nordrhein-Westfalen
Branche: Elektro/Elektronik
Produkte: Gewerbliche Kälteanlagen
Mitarbeiter: 15
Jahresumsatz: 2,3 Mio. EUR
Internet: www.ungermann.de

Die Projektziele

Ungermann entwickelt seine Vertriebs- und Servicestruktur stetig weiter. Aufgrund der hohen Artikelzahlen und der Breite des Produktspektrums kommt der Verwaltung der Produkt- und Teillisten sowie der Erstellung von Katalogen und des Online Shops auf dieser Basis eine große Bedeutung zu.
Ziel des Projektes ist, nach Projektabschluss eine einsatzfähige Artikelverwaltung auf Basis eines Open Source ERP-Systems mit eCl@ss-Klassifizierung und BMEcat-Import/-Exportfunktion zu besitzen. Dabei sollten ausgewählte Artikeldateien bereits in das 5 Shopsystem übergeben und dort automatisiert in einen Online-Katalog eingetragen werden.
USK wollte ein Open Source ERP-System verwenden und zunächst die Module Lager, Einkauf, Verkauf und Artikelstamm implementieren. Das auszuwählende Open Source ERP sollte in die Lage versetzt werden, den Austausch von Artikelstammdaten in standardisierter Form zu leisten.
ERP und Webshop sollten voll- oder teilautomatisiert die folgenden Daten auszutauschen.

- Artikelstamm inkl. Verfügbarkeit und Lieferzeit (Standardformat)
- Artikelzusatzdaten wie Mediendaten (Bilder, PDF etc.)
- Preisinformationen und Rabatte/Staffelpreise
- Rückmeldung von Abverkaufsdaten an das ERP

Die Nutzung der neu erworbenen Fähigkeiten zur automatisierten Katalogerstellung sowie die Nutzung des BMEcat-Datenaustauschs mit Geschäftspartnern war der Hauptnutzenaspekt des Projekts. Darüber hinaus sollte es eine Erfolgsmessung für den neu zu erstellenden und mit Artikeldaten zu füllenden Shop geben.

Als wichtigste Erfolgskriterien wurden erwartet:

- Nutzen der zentralen Produktdatenpflege für alle angebundenen Unternehmensbereiche
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Einführung des ERP Katalogdatensystems
- Einbinden der Mitarbeiter in die Erstellung und Qualitätssicherung
- Erreichen eines echten und erlebten Produktivbetriebs
- Erreichen eines gut organisierten Regelbetriebs der Technologie

Ein wichtiges Kuppelprodukt bei diesem Projekt war die Verwendung betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. Das System wurde anhand der Beispielfunktionalität Katalogdatenverwaltung installiert. Auf dieser Basis konnten dann weitere ERP-Funktionen evaluiert und eine schrittweise Ablösung der papiergebunden Prozesse festgelegt werden.

Das Ergebnis

Im Dezember 2007 wurde im Rahmen von PROZEUS mit der Einführung des OPEN SOURCE ERP, mit dem Ziel des Produkt- und Katalogdatenmanagements begonnen. Das Unternehmen hatte sich zum Ziel gesetzt, die in der Vergangenheit benutzten unterschiedlichen Produktdatenquellen und Formate zu vereinheitlichen und unternehmensintern über ein zentrales ERP-System zur Verfügung z stellen. Im Dezember 2008 wurde das Projekt mit der Inbetriebnahme der Lösung Apache OfBiz (Apache Open for Business) erfolgreich abgeschlossen.
Die Projektschritte sowie die inhaltliche Konzeption wurden in einem Pflichtenheft zu Projektbeginn detailliert beschrieben:

1. Festzulegen waren zunächst die Anforderungen an die Produktdatenverwaltung. Hierfür wurde eine Analyse der bislang verwendeten Datenformate durchgeführt und ein Datenmodell für die Produktdaten entwickelt. Im Pflichtenheft wurden dann entsprechend dem Datenmodell die Nutzungsszenarien und Funktionen dargestellt, die die Mitarbeiter bei der Nutzung des Systems abdecken sollen.
2. In einem sehr abstimmungsintensiven Entwicklungsprozess haben die Entwickler des IT-Dienstleisters begonnen, das OfBiz-System anzupassen. Dabei war es immer wieder notwendig, Abstimmungen mit den Endnutzern durchzuführen. Da die ERP-Plattform zwar viele Voraussetzungen mitbrachte aber auch sehr viele funktionale Festlegungen hatte, geriet die Benutzerführung zum zentralen Diskussionspunkt.
3. Parallel wurde die Produktdaten nach und nach in eine Form gebracht, die ein Einlesen der Bestände in das OfBiz-System zulassen würde. Die Verwendung der eCl@ss Kategorien hat schnell gezeigt, dass eCl@ss nur wenige der Ungermann Produkte abdecken konnte. Aufgrund des massiven Zeitaufwands wurde bis Ende 2008 eine interne Kategorisierung (nach eCl@ss-Richtlinien) durchgeführt. Diese wurde später zur Standardisierung an eC@ss weitergegeben.
4. Die Einführung wurde für die Endbenutzer bewusst sanft durchgeführt und mit intensiver Kommunikation, Schulungen und Zwischenstufen in Form von Pilotinstallationen begleitet. Dadurch konnte man früh Benutzer einbeziehen und Widerstände abbauen.

Das ERP-System OfBiz hat sich als taugliche Basis erwiesen, aber dennoch sehr hohen Aufwand bei der Anpassung bei der Anpassung gefordert. Dabei wurde ganz offenbar, dass ERP-Systeme viele Festlegungen mitbringen, die man bei einer Neuentwicklung anders gestaltet hätte.
Insbesondere die Benutzerführung ist jedoch erfolgskritisch, da sie die Akzeptanz der Anwender beeinflusst. Die Erfahrungen bei der Anpassung haben gezeigt, dass man viel Zeit für die Abstimmung und Programmierung sowie für Tests und die Abnahme einplanen muss. Insofern bietet das Open Source-Produkt nur eine scheinbare kostenfreie Plattform. Die Kosten werden durch die Anpassungsarbeiten verursacht und können im Einzelhandel die Kostenersparnis gegenüber einem lizenzierten Produkt “auffressen”.

Die Zukunft

Nach der erfolgreichen Einführung soll die Funktion nun schrittweise ausgebaut werden. Erst wenn die Nutzung sich durchgesetzt hat, wird man den Datenaustausch mit externen Partnern sowie mit dem hauseigenen Webshop-System wieder in den Fokus rücken. Das eigentliche Ziel, stattdessen schneller Produktdaten verwalten und abrufen zu können, ist aber schon erreicht.

“Das Projekt hat uns den professionellen Umgang mit den Produktdaten und eine Reihe Verbesserungspotenziale in unseren betrieblichen Abläufen gebracht”, ist sich Wolfram Ungermann, Inhaber des Unternehmens, sicher.” Vor allem die Kundeninformationen in Form von Prospekten und Unterlagen, der Ersatzteilverkauf sowie der Vertrieb profitieren von den einfach verfügbaren Produktdaten”, sagt Thomas Schotte, Vertriebsberater für Ungermann Kälteanlagen.

Institut der deutschen Wirtschaft Köln
Consult GmbH
Konrad-Adenauer-Ufer 21
50668 Köln
www.prozeus.de