Dokumentenscanner
Viele Arbeitsabläufe sind heutzutage wesentlich einfacher geworden. Dokumente die wichtig sind und auf die immer wieder und vor allem schnell zurückgegriffen werden müssen, werden im PC abgespeichert und binnen weniger Sekunden ist das gewünschte Dokument auf dem Bildschirm sichtbar. In fast allen Firmen und Büros hat sich das Einsetzen von Dokumentenscannern zu Dokumentenarchivierung sehr bewährt. Gerade in Bereichen wo viel Schriftverkehr herrscht, ist ein Dokumentenscanner unabkömmlich.
Anwendung von Dokumentenscannern
Zum Beispiel in einer Arztpraxis fallen sehr viele Arztberichte von den verschiedensten Ärzten an, die Auskunft über das Krankheitsbild eines Patienten geben. Da Heute das Dokumentenmanagement in fast allen Praxen über den Computer läuft, werden auch die Berichte eingescannt. So hat der Arzt alles auf einem Blick und kann die gewünschten Berichte sofort per Mausklick aufrufen. Die Software die im Lieferumfang enthalten ist, bietet viele Möglichkeiten die eingescannten Dokumente zu speichern, verschiedene Formate, Farbeinstellungen, Größe und vieles mehr. Die Vielfalt der Einstellungen hängt vom Hersteller und vom Preis ab. Es sollte also vorher überlegt werden, welche Funktionen für die Firma wichtig sind und danach sollte ausgesucht werden.
ERP System: Rainer Sturm / pixelio.de
Dokumentenscanner versus gewöhnliche Scanner
Das Einscannen der Dokumente ist sehr einfach und schnell. Der Unterschied zu einem ,,normalen" Scanner liegt darin, dass mehrere Seiten auf einmal eingescannt werden können. Das kann sehr arbeirtserleichternd sein, da auch oft Dokumente die aus 10 Seiten und mehr bestehen anfallen. Die Blätter werden in das Einschubfach gelegt und der Scanner zieht sich die Blätter nach und nach mit einer beachtlichen Geschwindigkeit ein. Die Dokumentenscanner sind mit fast allen Firmensoftware-Programmen kombinierbar. Das heißt es kann ganz normal im Firmenprogramm gearbeitet werden und der Befehl: ,,scannen" läuft ganz normal über das gewohnte Firmenprogramm (z.B. ein ERP-System) und die Dokumente können auch dort gespeichert werden.