Dokumentenarchivierung

Claudia Hautumm / pixelio.de

Mit der ständigen Zunahme der Informationsmenge, die täglich weltweit verarbeitet und gespeichert wird, erweist sich die langfristige und revisionssichere Dokumentenarchivierung als immer dringlichere Notwendigkeit. Dabei gewinnt das elektronische Dokumentenmanagement im Gegensatz zu den klassischen Archivsystemen eine immer größere Bedeutung.

Herausforderungen an die Dokumentenarchivierung

Die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen muß heute den Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme genügen. Dabei müssen Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt und die notwendigen Sicherheitsaspekte hinsichtlich Zugriffsberechtigung, Protokollierung, Originaltreue und Wiederauffindbarkeit der Dokumente durch das verwendete Archivsystem garantiert werden.

Für die Dokumentenarchivierung ergeben sich hieraus spezifische Anforderungen an die verwendeten Datenformate sowie an Software- und Speichertechnologien.
Viele der heute genutzten elektronischen Dokumentformate sind für eine jahrzehntelange Aufbewahrung nicht geeignet, da sie in den meisten Fällen nur durch spezielle Software gelesen werden können, die einem sehr schnellen technologischen Alterungsprozess unterliegt.

Neue Formate in der digitalen Dokumenten Archivierung

Wenn man sich die Entwicklung der Informationstechnologie der letzten zehn Jahre vergegenwärtigt, wird klar, dass nur langzeitstabile und streng standardisierte Formate in Frage kommen, die auch in ferner Zukunft eine erfolgreiche Konvertierung in die dann üblichen Datenstrukturen gestatten. In jüngerer Zeit sind dies beispielsweise das XML-Format für hierarchisch strukturierte Textdaten und PDF/A-Archive für elektronisches Dokumentenmanagement.
Parallel dazu muß jederzeit gewährleistet sein, dass die zur Darstellung dieser Datenformate benötigte Software ständig angepasst wird und so gut dokumentiert ist, dass sie bei Bedarf durch zukünftige IT-Systeme emuliert werden kann.

Um eine revisionssichere Dokumentenarchivierung gewährleisten zu können, muss ein Löschen oder Ändern der gespeicherten Dokumente jederzeit ausgeschlossen werden. Deshalb wird der Einsatz digital-optischer Speicher wie WORM-Medien oder die Nutzung von CAS-Festplattensystemen empfohlen.

Schlagwörter: Dokumentenarchivierung, Dokumentenmanagement, revisionssichere Dokumentenarchivierung