Digitale Archivierung
Die digitale oder auch elektronische Archivierung bezeichnet die langfristige Aufbewahrung von Informationen in elektronischer Form. Es gibt mittlerweile zahlreiche Möglichkeiten und Softwarelösungen, die die elektronische Archivierung ermöglichen oder erleichtern.
Welche Vorteile ergeben sich für den Nutzer durch die digitale Archivierung?
Durch die elektronische Speicherung von verschiedenen Daten und Informationen ergeben sich zahlreiche Vorteile für den Nutzer. Zum einen bedeutet die elektronische Archivierung von Daten natürlich eine erhebliche Kostenersparnis. Auch Zeit kann dadurch in erheblichen Maße eingespart werden, Experten schätzen, das bis zu 75% der Zeit eingespart werden kann. Außerdem ist eine bessere Übersichtlichkeit durch die elektronische Speicherung gegeben. Zudem ist es natürlich auch umweltschonender wenn Dateien elektronisch abgespeichert und nicht auf Papier gedruckt und in unzähligen Ordnern abgelegt werden. So lassen sich auch einzelne Geschäftsprozesse schneller und vor allem leichter nachvollziehen. Auch das Handelsgesetzbuch hat auf die Vorteile, die eine digitale Archivierung mit sich bringt reagiert, ab dem 01. Januar 2007 ist es nun laut §37a HGB auch erlaubt der Dokumentationspflicht, die ein Unternehmer unterliegt in elektronischer Form nachzukommen. Demnach sind nun also auch E-Mails in ihrer Bedeutung den Geschäftsbriefen gleichgestellt.
Was muss man bei der digitalen Archivierung beachten?
Wer seine Informationen in digitaler Form ablegen möchte, muss sich an die Vorschriften gemäß der "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) halten. Außerdem müssen die geltenden Aufbewahrungsfristen eingehalten und die Möglichkeit der Bereitstellung der Informationen im Falle einer Prüfung gegeben werden. Die Aufbewahrungsfristen liegen derzeit, je nach Art der Dokumente bei 6 bis 10 Jahren. Allerdings sollte man bei der elektronischen Archivierung auch vorsichtig sein und sich immer gut informieren. Einige Dokumente zum Beispiel werden laut der Zivilprozessordnung in elektronischer Form nicht immer als Urkunden akzeptiert. Dazu gehören beispielsweise Quittungen von Tankstellen oder auch von Restaurants. Man sollte also bevor Dokumente vernichtet werden, darauf achten, ob diese wirklich in elektronischer Form angenommen werden. Manchmal kann es also auch sinnvoll sein, zwei Ablagesysteme in einem Unternehmen zu führen.
Digitale Archivierung: Thomas Siepmann / pixelio.de
Wie findet man die richtigen Lösungen für die digitale Archivierung?
Es gibt mittlerweile zahlreiche Lösungen auf dem Markt, die der elektronischen Archivierung von Dokumenten im Unternehmen dienen. Allerdings sollte immer darauf geachtet werden, dass die Mitarbeiter auch geschult sind, um optimal und vor allem effizient mit der Softwarelösung arbeiten zu können. Die Archivierung von strukturierten Dokumenten, wie zum Beispiel Rechnungen gestaltet sich meist relativ einfach und auch sehr kostengünstig. Probleme können eher bei der Archivierung von unstrukturierten Dokumenten, wie zum Beispiel Tonaufnahmen oder Telefongespräche, die dokumentiert werden müssen. Hier müssen die Mitarbeiter die Informationen selbst indexieren. Zu diesem Zweck stehen verschiedene Systeme, die dem Dokumentenmanagement dienen zur Verfügung. Hier sind klare Workflows und Regeln der digitalen Ablage definiert. Das vereinfacht die Prozesse enorm. Welches System in einem einzelnen Unternehmen verwendet werden sollten, gilt es im Einzelfall genau zu analysieren. Es gibt Angebote die auf kleine und mittlere Unternehmen zugeschnitten sind, aber auch Lösungen für sehr große Unternehmen. Wenn also auf einige Besonderheiten geachtet wird und die Mitarbeiter gut geschult werden, bringt die elektronische Ablage von Informationen und Dokumenten in einem Unternehmen erhebliche Vorteile mit sich.