Buchhaltungssoftware
Kaufleute im Sinne der §§ 1 – 7 HGB unterliegen laut Gesetz der Buchführungspflicht. Auch andere Selbstständige und Gewerbetreibende können sich entscheiden, ihre Geschäftstätigkeit buchhalterisch zu dokumentieren. Um dabei allen gesetzlichen Vorschriften gerecht zu werden, ist es von entscheidender Bedeutung, die richtige Buchhaltungssoftware zu verwenden.
Zum einen gibt es natürlich immer viele steuerliche Vorschriften zu beachten. Dazu gehört die Frage des richtigen Umsatzsteuersatzes und natürlich auch der korrekten Steuerberechnung. Das ist etwas, das von Laien immer wieder gerne falsch gemacht wird und wo die richtige Software natürlich enorm hilft. Eine gute Software hält zudem Tipps und Hinweise parat bezüglich Abschreibungen und anderer steuerlich relevanter Vorgänge.
Umsatzsteuervoranmeldung online
Ein weiterer Punkt ist die Vorschrift, dass seit einigen Jahren die Umsatzsteuervoranmeldung nur noch auf elektronischem Wege abgegeben werden darf. Bei einem guten Programm kostet das nicht mehr als einige Klicks. Eine gute Buchhaltungssoftware trägt automatisch die richtigen Zahlen an den richtigen Stellen im elektronischen Formular ein und sendet das dann auf Knopfdruck direkt an das Finanzamt. Bei der Suche nach dem richtigen Buchhaltungsprogramm sollte man unbedingt auf diesen Punkt achten.
Das elektronische Archiv
Um Betriebsprüfungen zu vereinfachen und zu beschleunigen ist es seit einigen Jahren Pflicht, die gesamte Buchführung in einem elektronischen Archiv zu speichern, auf das der Betriebsprüfer dann mit seinem Rechner Zugriff hat. Auch dafür ist die richtige Software unerlässlich. Das Finanzamt kann auch verlangen, dass die gespeicherten Daten als sogenannte GDPdU-Datei auf einem Datenträger bereitgestellt werden, den er dann in seinem Arbeitszimmer auslesen kann. Auch das ist eine Funktion, die ein gutes, modernes Buchführungsprogramm auf jeden Fall bereitstellen sollte.
Vermeidung doppelter Arbeit
In vielen – meist kleinen bis mittelständischen – Unternehmen werden die Lohnbuchhaltung und die Finanzbuchhaltung in unterschiedlichen Büros von unterschiedlichen Personen bearbeitet. In der klassischen Variante erstellte dann die Lohnbuchhaltung einen Buchungsbeleg für die Finanzbuchhaltung, die diesen dann umständlich – und hoffentlich fehlerfrei – in ihr Programm eingegeben hat.
Buchhaltungssoftware: Pauline / pixelio.de
Inzwischen ist die Technologie so weit fortgeschritten, dass man das alles aus einer Hand haben kann und der Buchungsbeleg der Lohnbuchhaltung nur noch elektronisch übermittelt und automatisch verarbeitet wird. Das spart Zeit in der Finanzbuchhaltung und vermindert gleichzeitig das Risiko von Übertragungsfehlern. Das gleiche gilt auch für Buchungsbelege, die in der Anlagenbuchhaltung entstehen; besser mit einem Knopfdruck elektronisch übertragen, als bei umständlicher manueller Eingabe Fehler zu riskieren. Deshalb sollte man bei der Wahl seiner Software immer darauf achten, dass die einzelnen Programme untereinander verknüpft sind.
Mit all diesen Funktionen erhält man dann eine Buchhaltung, die einem jederzeit erlaubt, innerhalb kürzester Zeit Auswertungen zu erstellen und einen Überblick über den Unternehmenserfolg zu erhalten. Aus diesem Grunde ist es für den Kaufmann und die Kauffrau unerlässlich, sich vor dem Kauf der Buchhaltungssoftware genau zu informieren, über welche Funktionen und Schnittstellen das Programm verfügt und sich dann für die Lösung zu entscheiden, die das Fehlerrisiko minimiert und dem Unternehmer jederzeit Zugriff auf die relevanten Daten ermöglicht.